حتما شما هم بارها در جلسات بی سر و ته شرکت کرده اید؛ یا همان اصطلاح معروف “جلسه به صرف جلسه”

اتفاقی که در این جلسات می افتد چیست؟
زمان گذاشته می شود؛ هزینه صرف می شود (از هزینۀ پذیرایی گرفته تا وقت نیروی متخصص تا هزینۀ سوخت و حمل و نقل برای رسیدن به جلسه تا آلودگی هوا و ترافیکی که حضور هر یک از ما به شهر تحمیل می کند و …)

ولی در نهایت خروجی مفیدی که متناسب با زمان، سرمایۀ انسانی و هزینۀ صرف شده باشد حاصل نمی شود و مهم تر از همه آن که ممکن هست مشارکت و جلب نظر و ایده های اکثریت جلب نشود و گروه محدودی صخبت کنند و در نهایت هم آن که مصوبات قابل توجهی حاصل نشود و شرح وظیفه و تقسیم نقش برای تحقق مصوبات و دستور جلسات بعدی محقق نشود و جمع بندی خوبی صورت نگیرد.

این جور مواقع تسهیلگر می تواند به کمک سازمان ها بیاید و در واقع یکی از کارهای خیلی خوب تسهیلگری جلسه هست.

اما تسهیلگر در این خصوص برای سازمان ها چه کاری می کند؟

تسهیلگر کمک می کند تا فرصت صحبت برای همۀ افراد فراهم بشود و تریبون صرفا در اختیار چند نفر محدود نباشد؛ جریان جلسه و بحث و گفت و گوها از دستور جلسه و هدف برگزاری خارج نشود؛ خلاقیت ها به واسطۀ بارش افکار به حداکثر برسد و ایده ها و نظرات جمع بندی شود تا مشخص باشد که خروجی جلسه چه مواردی بوده است و اگر قصد داریم که جلسات دیگری برگزار کنیم، موضوع و هدف آن جلسات عطف به خروجی های جلسۀ برگزار شده چه مواردی خواهد بود؟
همچنین اگر حاضرین باید کاری انجام بدهند، تقسیم نقش صورت می گیرد تا هر فردی بداند که می بایست چه کاری را انجام دهد و یا برای جلسۀ بعد باید گزارش چه اقدامی را ارائه دهد.
یکی دیگر از مزایای تسهیلگری جلسه هم این هست که محیط خشک و بعضا بروکراتیک تعدیل شده و حس و حال بهتر افراد به بهره وری بهتر جلسه منجر می شود.

تسهیلگری جلسات برای سازمان ها، به خصوص هنگامی که نیاز هست سلسله جلساتی پیرامون یک موضوع یا هدف برگزار شود یا در مواقعی که قرار هست پیرامون یک موضوع مشارکت نیروهای انسانی سازمان جلب شود، اهمیت دوچندانی دارد. نوشتن برنامه ها یا شیوه نامه های سازمانی به صورت مشارکتی نیز یکی دیگر از مواردی است که نیازمند برگزاری مؤثر جلسات هست و در این زمینه تسهیلگر می تواند برای سازمان ها مؤثر و مفید باشد.

تصویری که مشاهده می کنید عکس تسهیلگری جلسه برای ایده یابی پیرامون طراحی یک اقدام به صورت مشارکتی است که با حضور نمایندگانی از کانون های محیط زیست شهر تهران در اداره کل محیط زیست و توسعه پایدار شهر تهران با تسهیلگری خانم مریم ملائی، در سال جاری برگزار شده است.